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Gestion électronique de documents et loi pour la confiance dans l'économie numérique


Mots-clés : 

gestion électronique de documents, GED, loi pour la confiance dans l'économie numérique, LCEN, écrit électronique, signature électronique

Textes : 

Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, projet de loi pour la confiance dans l'économie numérique (site du Sénat), article 1348 alinéa 2 du Code civil

Date : 

18-04-2004

La mise en oeuvre au sein de l’entreprise d’un système de gestion électronique de documents pose des problèmes distincts selon que les documents dont il s’agit sont des documents sur support papier qui font l’objet d’une numérisation avant d’être archivés ou détruits, ou des documents établis dès l’origine sous une forme numérique.

Les premiers relèvent de la problématique générale de l’archivage électronique.

Les seconds sont soumis à un régime juridique spécifique, profondément modifié par la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique.

Cette loi a notamment posé la règle selon laquelle l’écrit électronique a, sous certaines conditions, la même valeur juridique que l’écrit sur support papier.

L’équivalence de l’écrit électronique et de l’écrit papier n’a cependant à ce jour qu’un champ d’application limité, ce qui constitue un obstacle à la mise en place d’un système de GED dans lequel tous les documents seraient désormais établis dès l’origine sous forme électronique : cette équivalence entre écrit électronique et écrit papier n’existe à l’heure actuelle que pour l’écrit exigé par la loi à titre de preuve d’un acte.

Il faut en effet préciser que lorsque la loi prévoit l’obligation d’établir un écrit, cet écrit est exigé tantôt comme condition de preuve de l’acte (écrit exigé « ad probationem »), tantôt comme condition de validité de l’acte (on parle alors d’écrit exigé « ad validitatem »).

Dans le premier cas, la validité de l’acte n’est pas atteinte du fait de l’absence de document écrit. La personne qui se prévaut de l’acte ne sera a priori pas en mesure de prouver son existence ni son contenu, mais pourra rapporter cette preuve par d’autres moyens, notamment par des témoignages, dans certaines conditions, par exemple si elle justifie qu’elle était dans l’impossibilité morale ou matérielle d’établir un écrit.

Dans le second cas, l’absence d’écrit interdit définitivement de se prévaloir de l’existence de l’acte (c’est le cas par exemple de certains contrats de travail, des contrats d’assurance, de certains contrats conclus avec les consommateurs). Or seul l’écrit papier a, dans ce cas, une valeur juridique.

L’article 14 du projet de loi pour la confiance dans l’économie numérique prévoit de faire disparaître cette distinction en généralisant, avec toutefois quelques exceptions, l’égalité de valeur juridique entre écrit électronique et écrit papier.

La mise en place d’un système de GED s’en trouvera grandement simplifiée.

Alexis Baumann

Avocat à la Cour

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